Prohlášení o ochraně osobních údajů

 Prohlášení o ochraně osobních údajů

GISTRANS Czech Republic s.r.o. jako správce osobních údajů má povinnost, dle Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a volném pohybu těchto údajů (dále jen „obecné nařízení“), poskytovat subjektům údajů informace o zpracování osobních údajů.

Osobními údajijsou veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě (dále jen „subjekt údajů“). Identifikovatelnou fyzickou osobou je fyzická osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor, např. jméno, identifikační číslo, lokační údaje, síťový identifikátor nebo na jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity této fyzické osoby.

Zpracovánímje jakákoliv operace nebo soubor operací s osobními údaji nebo soubory osobních údajů, který je prováděn pomocí či bez pomoci automatizovaných postupů, jako je shromáždění, zaznamenání, uspořádání, strukturování, uložení, přizpůsobení nebo pozměnění, vyhledání, nahlédnutí, použití, zpřístupnění přenosem, šíření nebo jakékoliv jiné zpřístupnění, seřazení či zkombinování, omezení, výmaz nebo zničení.

Správce

Jméno GISTRANS Czech Republic s.r.o.
Adresa správce Olomouc, Nemilany 301
IČO správce 25360647

Kontaktní údaje správce

Jméno Ing. Hana Špundová
Tel. 585 433 251
Email hr@gistworld.cz

 

Čí osobní údaje zpracováváme a proč?

  1. Zákazníci – tj. příkazci, odesilatelé a příjemci zásilek

Za účelem řádného a prokazatelného poskytnutí přepravních služeb a provedení úkonů s tím spojených, zejména zpracování objednávek, vyzvednutí a doručení zásilek, fakturaci služeb, vymáhání pohledávek, zpracováváme nezbytné identifikační údaje tj. kontaktní údaje (jméno, adresa, telefon, e-mail). U některých služeb může být součástí Identifikačních údajů rovněž datum narození, nebo číslo dokladu totožnosti, ale vždy jen tehdy, jestliže je to pro danou službu či úkon opravdu nezbytné.

  1. Dodavatelé a jejich zástupci

Potřebné identifikační Údaje zástupců našich dodavatelů a partnerů zpracováváme za účelem řádného plnění uzavřených smluv, nebo ochrany/realizace oprávněných zájmů v obchodním vztahu a podnikání. Rozsah osobních údajů: Identifikační údaje, kontaktní údaje (telefony, e-maily).

  1. Zaměstnanci

Všichni zaměstnanci společnosti GISTRANS Czech Republic s.r.o. jsou při nástupu seznámeni se zpracováním jejich osobních údajů a tato informační povinnost je všem zaměstnancům přístupná na intranetu společnosti nebo fyzicky při vyžádání na personálním oddělení.

Kdo má přístup k Vašim osobním údajům?
K Vašim osobním údajům má přístup správce, případně též třetí osoby (zpracovatelé), kteří poskytují vhodné záruky a jejichž zpracování splňuje požadavky dle platných právních předpisů, a kteří zajišťují náležitou ochranu Vašich práv. Při zpracování osobních údajů u Správce nedochází k automatizovanému rozhodování, na jehož základě by byly činěny úkony či rozhodnutí, jejichž obsahem by byl zásah do Vašich práv či oprávněných zájmů.

Jaká je doba zpracovávání vašich osobních údajů?
Vaše osobní údaje jsou zpracovávány pouze po nezbytnou dobu, která je individuální pro jednotlivé účely zpracování a je uvedena u jednotlivých záznamů o činnosti zpracování.

Jak je zajištěna bezpečnost vašich osobních údajů?

Ukládáme data na zabezpečených serverech, které jsou přímo umístěné ve společnosti nebo jsou u našich Zpracovatelů, s kterými máme uzavřeny příslušné smlouvy a komunikace na tyto servery je vedena bezpečným kanálem. Přístup k vašim osobním údajům je povolen pouze oprávněným osobám, které jsou pravidelně školeni v dodržování bezpečnostních politik.

Definovali jsme a provedli jsme nutné technická a organizační opatření, abychom mohli garantovat bezpečnost vašich údajů. Zavazujeme se i nadále tyto opatření zlepšovat, aby byla zajištěna příslušná ochrana údajů i v budoucnosti.

Jaká mám práva jako poskytovatel osobních údajů?
Jako poskytovatel osobních údajů máte níže uvedená práva a rádi bychom Vám pomohli při uplatňování Vašich práv. V případě pochybnosti, zda jsou Vaše osobní údaje zpracovávány v souladu s legislativou, kontaktujte výše uvedenou osobu.

Informujeme Vás zároveň, že ochrana osobních údajů není absolutním právem a je vždy v souladu i s ostatními právy vycházející ze zákonné povinnosti správce. Máme právo a povinnost se ke všem žádostem vyjádřit, a to v souladu s ostatními právy a zásadou proporcionality.

Vaším právem je:

  • Právo na přístup k osobním informacím.Máte právo na informace, jaké Vaše osobní údaje a na základě jakého zákonného důvodu zpracováváme.
  • Právo na opravu osobních údajů.Máte právo upřesnit Vaše osobní údaje, které zpracováváme.
  • Právo na výmaz osobních údajů.Máte právo na výmaz Vašich osobních údajů, které zpracováváme, pokud toto zpracovávání není předmětem jiné naší zákonné povinnosti nebo povinnosti spojené s výkonem veřejné moci.
  • Právo na omezení zpracování osobních údajů.Máte právo omezit zpracovávání Vašich osobních údajů tak, že jsou Vaše údaje vyloučeny ze zpracovávání do doby, než budou vyjasněny důvody Vašeho omezení. Omezení Vašich údajů není absolutní a neplatí pro určení, výkonu, obhajoby právních nároků a další zákonné povinnosti, např. při vymáhání dluhů, škod nebo plnění ze smluv.
  • Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů.Naší povinností je informovat Vás, na základě jakých zákonných důvodů, případně jakého výkonu veřejné moci, ke zpracovávání dochází.
  • Právo na přenositelnost údajů.V případě, že Vaše údaje zpracováváme na základě souhlasu, smlouvy nebo automatizovaně, máte právo získat tyto údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo předat tyto údaje jinému správci. Toto právo se neuplatní na zpracování nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu.
  • Právo odvolat Souhlas se zpracováním osobních údajů.V případě, že je zpracovávání osobních údajů založeno na Vašem souhlasu, máte právo souhlas kdykoliv odvolat.
  • Právo podat stížnost u dozorového úřadu.Máte právo podat stížnost, v případě neoprávněného zpracovávání Vašich osobních údajů u dozorového úřadu, kterým je Úřad na ochranu osobních údajů: www.uoou.cz.

Způsob uplatnění práva subjektu údajů (postup, náležitosti):

Jakým způsobem je možné podat žádost?

Písemnou žádost v listinné („papírové“) podoběmůže subjekt údajů (fyzická osoba) zaslat poštou na adresu Správce. Podpis žadatele na písemné žádosti v listinné podobě by měl být úředně ověřen (např. na matrice, u notáře), a to z důvodu nutnosti prokázání totožnosti žadatele – subjektu údajů.
Žádost podaná prostřednictvím datové schránkyse považuje za žádost učiněnou písemně a podepsanou fyzickou osobou, která k podání použila svou datovou schránku (§ 18 odst. 2 zákona o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů).
Písemnou žádost v elektronické podoběje nutné zaslat na elektronickou adresu Správce uvedenou výše. Písemná žádost musí být podepsána uznávaným elektronickým podpisem, kterým se rozumí zaručený elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu pro elektronický podpis nebo kvalifikovaný elektronický podpis. (§ 6 zákona č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce).
Ústní žádostmůže subjekt údajů také podat u Správce na výše uvedené adrese. Při podávání ústní žádosti do protokolu žadatel – subjekt údajů prokazuje totožnost svým platným průkazem totožnosti. Průkazem totožnosti se rozumí doklad, který je veřejnou listinou, v němž je uvedeno jméno a příjmení, datum narození a místo trvalého pobytu, popřípadě bydliště mimo území České republiky a z něhož je patrná i podoba, popřípadě jiný údaj umožňující identifikovat osobu, která doklad předkládá, jako jeho oprávněného držitele (např. občanský průkaz).

Jaká je lhůta pro vyřízení žádosti?
Pokud se jedná o žádost podle článků 15 až 22 obecného nařízení, musí být informace o přijatých opatřeních poskytnuta bez zbytečného odkladu a v každém případě do jednoho měsíce od obdržení žádosti. Lhůtu lze ve výjimečných případech prodloužit o dva měsíce, o čemž musí být subjekt údajů ze strany správce informován, včetně důvodů prodloužení.

Je žádost zpoplatněná?
Zásadně platí, že informace podle článků 13 a 14 a veškerá sdělení a úkony podle článků 15 až 22 a 34 obecného nařízení se poskytují a činí bezplatně. Pouze v případě, kdy jsou žádosti podané subjektem údajů zjevně nedůvodné nebo nepřiměřené, zejména protože se opakují, může správce buď uložit přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady spojené s poskytnutím požadovaných informací, nebo odmítnout žádosti vyhovět.

Jak postupovat, pokud nebudete spokojeni s vyřízením žádosti?
Vaše požadavky budou vždy řádně posouzeny a vypořádány v souladu s příslušnými ustanoveními obecného nařízení. V případě, že nebudete souhlasit s vypořádáním Vašich požadavků a žádostí, máte právo podat stížnost Úřadu pro ochranu osobních údaje se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7. Bližší informace jsou dostupné na webové stránce www.uoou.cz.

Formulář pro uplatnění práv dle Nařízení GDPR ke stažení